Tag Archives: مدیریت

نکاتی برای مدیریت جوانترها در محل کار


برترین ها – ترجمه از هدی بانکی: بسیاری از میلنیال‌ها (نسل هزاره یا نسل Y) و تازه فارغ التحصیل شده‌ها دورکاری را ترجیح می‌دهند. دورکاری باعث می‌شود تعادل بهتری بین کار و زندگی‌شان ایجاد شده و ضمنا آزاد باشند تا کار دیگری هم انجام دهند و راضی‌تر شوند. دورکاری برای جوانترها فرصت‌های بسیار خوبی نیز فراهم می‌کند.

میلنیال‌ها یا جوانترها می‌توانند سرمایه‌های خوبی برای تیم‌های دورکار باشند اما مدیریت آنها ممکن است کار دشواری باشد. شما به عنوان یک مدیر باید بدانید چطور بدون آنکه حقوق‌شان را زیر پا بگذارید یا چشم انداز جوان و تازه‌شان را مخدوش کنید، آنها را مدیریت کنید. برای کمک به شما در این مطلب چند نکته‌ی مفید جهت مدیریت بهتر میلنیال‌ها ارائه می‌دهیم.

نکاتی برای مدیریت جوانتر‌ها در محل کار

انتظارت را کاملا مشخص کنید

دورکاری نیازمند حضور روزانه در محل کار نیست و برای همین ممکن است انتظارات و وظایف شغلی گاهی گیج کننده شوند. بنابراین هر وقت که یک دورکار جوان را وارد تیم‌تان کردید، هر چه زودتر انتظارات و وظایف را کاملا مشخص کنید؛ کارهایی را که باید روزانه انجام شوند توضیح دهید، مثلا جلسه‌ی صبحگاهی از طریق اسکایپ به صورت روتین یا ارائه‌ی گزارشی از کارهای انجام شده در پایان هر روز کاری. تعیین کردن برنامه‌های ارتباطی و فرایندهای کاری مشخص باعث می‌شود همه چیز ساده‌تر شود.

در مورد فرصت‌هایی که کار می‌تواند برای کارمندان‌تان ایجاد کند شفاف صحبت کنید. جوانترها به طور کلی در مورد آینده‌ی اقتصادی خود احساس تردید و ناامنی می‌کنند و مطمئنا ارزش کاری را که به آنها اجازه می‌دهد دریافت حقوقی منظمی داشته باشند به خوبی می‌دانند. درمورد تجربیاتی که آنها به عنوان یک دورکار کسب خواهند کرد بدون در نظر گرفتن منافع شخصی عمل کنید و از دادن ترفیع‌های ممکن که لایق آن هستند تردید نداشته باشید.

خودتان را با جدیدترین تکنولوژی‌ها همگام کنید

میلنیال‌ها معروف شده‌اند به تنبل و بلند پرواز بودن در کار. اما واقعیت این است که بیشتر آنها علاقه مند به پیدا کردن راهی بهتر جهت انجام کارها هستند، نه اینکه تنبل باشند. آنها دوست دارند از آخرین تکنولوژی‌ها برای کارآمدتر کردن تلاش‌های‌شان بهره ببرند. بررسی‌ها نشان داده که یکی از بزرگترین ملاحظات نسل جوان در انتخاب شغل این است که شرکت مورد نظر از جدیدترین فناوری‌ها استفاده می‌کند یا نه.

میلنیال‌ها به تازه‌ترین و بزرگ‌ترین تکنولوژی‌ها آشنایی دارند و بسیاری از آنها از اختراعات استقبال می‌کنند و نسبت به سایر نسل‌ها، با تکنولوژی به روز دنیا، راحت‌ترند، مخصوصا در محیط کار. شما به عنوان یک مدیر باید درک کنید که کارمندان جوان‌تان استفاده از تکنولوژی‌های جدیدتر را به نمونه‌های قدیمی‌تر ترجیح می‌دهند. مثلا تحقیقات نشان داده ۴۱ درصد از جوان‌ها، در زمینه‌های کاری، ارتباط الکترونیکی را به تماس تلفنی ترجیح می‌دهند.

خیلی از آنها حتی با فضای کاملا مجازی کار که هیچ قلم و کاغذ و قفسه‌ی فایلی وجود ندارد صد در صد موافقند. از آنجایی که دورکاری معمولا متکی بر ابزارهای آنلاین ارتباطی است، دخالت دادن تکنولوژی چندان هم مسئله‌ی خاصی نیست. اگر مطمئن نیستید که از کدام ابزار ارتباطی آنلاین باید استفاده کنید، سخت نگیرید و پیشنهادهای اعضای جوان تیم‌تان را بپذیرید.

حس مسئولیت پذیری را در کارمندان‌تان تقویت کنید

دورکارها لازم نیست هر روز در محل کار حاضر شوند و به همین علت ممکن است وسوسه شوند از این آزادی که در کار دارند سوء استفاده کنند. تقویت حس مسئولیت پذیری در کارمندان یکی از مشکلات اصلی مدیریت دورکارها در تمام سنین است، نه فقط جوان‌ترها. اما این نسل در جستجوی استقلال و خود فرمانی است و تمایل چندانی به میکرو مدیریت ندارد، برای همین ایجاد تعادل بین این دو نیاز به ترفندهایی دارد.

نکاتی برای مدیریت جوانتر‌ها در محل کار

مطالعه‌ای دریافت ۷۵ درصد از میلنیال‌ها اطلاعی نداشتند که عملکرد حرفه‌ای‌شان طبق روال بوده و ۹۰ درصد‌شان مایل بودند مدیرشان آنها را در جریان راندمان کاری‌شان بگذارد. پس حتما بازخورد منظمی از پیشرفت‌ها و چگونگی عملکردها ارائه بدهید تا کارمندان جوان‌تان به عملکرد خوب‌شان ادامه دهند. استفاده از ابزارهای پیگیری زمان، یکی از راههای تقویت حس مسئولیت پذیری در کارمندان است. استفاده از ابزار مدیریت پروژه که امکان ارزیابی کارها را داشته باشد نیز به اعضای تیم و مدیران کمک می‌کند مطمئن شوند همه‌ چیز به موقع انجام می‌شود.


تکنیک مدیریت زمان پومودورو چیست؟


برترین ها – ترجمه از حمید پاشایی: تکنیک پومودورو می تواند به شما کمک کند که حواس پرتی را کنار بگذارید، تمرکز عالی پیدا کنید، و کارها را در بازه های زمانی کوتاه انجام دهید و توقف هایی مداوم برای هوا خوردن و استراحت کردن داشته باشید. مهم تر از همه، این تکنیک بسیار آسان است. اگر شما شغل پر مشغله ای دارید که از شما انتظار خلق کردن می رود، این تکنیک روشی عالی برای مدیریت وظایفتان است. با هم این تکنیک را مرور می کنیم تا ببینیم که شما چگونه می توانید از آن در کار خود استفاده کنید.

تکنیک مدیریت زمان پومودورو چیست

تکنیک پومودورو در اوایل دهه ۱۹۹۰ به وسیله توسعه دهنده، کارآفرین و نویسنده ای به نام فرانچسکو سیریلو ابداع شد. سیریلو به خاطر تایمری به شکل گوجه فرنگی که در دوران دانشجویی برای زمانبندی کار خود استفاده می کرد، نام این سیستم را «پومودورو» گذاشت. این روش بسیار ساده است: زمانی که با وظایف بزرگ یا مجموعه ای از وظایف روبرو می شوید، کار را به بازه هایی کوتاه و زمانبندی شده (به نام پومودوروها) تقسیم کنید که به وسیله توقف هایی کوتاه با هم فاصله دارند.

این روش مغز شما را تمرین می دهد که روی بازه های کوتاه تمرکز کند و به شما کمک می کند که همیشه در کنترل ددلاین های خود قرار داشته باشید. به مرور زمان حتی کمک می کند که تمرکز و توجه خود را بهبود دهید.

پومودورو سیستمی دوره ای است. شما در بازه های کوتاه کار می کنید، که باعث می شود به صورت مداوم بهره ور باقی بمانید. همچنین از استراحت های مرتب برخوردار خواهید بود که انگیزه شما را تقویت می کند و شما را خلاق نگه می دارد.

تکنیک پومودورو چگونه کار می کند؟

تکنیک مدیریت زمان پومودورو چیست

تکنیک پومودورو احتمالاً یکی از ساده ترین روش های خلاقیت برای اجرا کردن است. تنها چیزی که نیاز دارید یک تایمر است. به غیر از آن، به هیچ اپلیکیشن، کتاب یا ابزار خاصی احتیاج نیست. خواندن کتاب سیریلو به نام «تکنیک پومودورو» می تواند مفید باشد، ولی خود سیریلو هسته اصلی این روش را از کسی مخفی نکرده است. با انجام این پنج مرحله، می توانید پومودورو را شروع کنید:

۱٫ وظیفه مشخصی برای انجام دادن را انتخاب کنید

۲٫ پومودورو را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید (پومودورو، تایمر شماست.

۳٫ روی آن وظیفه کار کنید تا اینکه پومودورو زنگ بخورد، سپس کار خود را متوقف کنید
۴٫ استراحتی کوتاه انجام دهید (۵ دقیقه مناسب است)

۵٫ بعد از هر ۴ پومودورو، استراحتی طولانی تر داشته باشید

«استراحت طولانی تر» معمولاً چیزی بین ۱۵ تا ۳۰ دقیقه است، در واقع هر مدت زمانی که طول می کشد تا احساس شارژ مجدد پیدا کنید و آماده شوید تا جلسه کاری ۲۵ دقیقه دیگری را شروع کنید. اگر این فرایند را در طول روز کاری چند بار تکرار کنید، در واقع به دستاوردهای زیادی در کار می رسید و در عین حال توقف های کافی برای ریختن یک فنجان قهوه یا پر کردن بطری آب خود در طول فرایند نیز خواهید داشت.

مهم است به این نکته توجه کنید که پومودورو واحد کاری غیر قابل تقسیمی است. به این معنی که اگر حواس شما به وسیله همکار، جلسه، وضعیتی اضطراری یا هر چیز دیگری پرت شود، مجبور هستید که یا پومودورو را در آنجا متوقف کنید (کار خود را ذخیره کنید و بعداً پومودوروی جدیدی را آغاز کنید) و یا اینکه عامل حواس پرتی را به بعد از زمان تکمیل پومودورو، موکول کنید. اگر می توانید گزینه دوم را انجام دهید، سیریلو پیشنهاد می کند که از استراتژی « اطلاع رسانی، مذاکره، و تماس» استفاده کنید:

۱٫ به طرف دیگر (اختلالگر حواس) اطلاع دهید که در حال حاضر مشغول کار روی چیزی هستید.

۲٫ برای زمانی مذاکره کنید که در وقت مناسب با او در مورد موضوع پرت کننده حواس صحبت کنید.

۳٫ فوراً برنامه ای را برای دیدار مجدد زمانبندی کنید.

۴٫ زمانی که پومودوروی شما کامل شد و آماده اید که به موضوع طرف مقابل بپردازید، با او تماس بگیرید.

البته، هر نوع حواس پرتی به این سادگی نیست، و برخی مسائل نیازمند توجه فوری هستند. ولی در مورد هر موضوع پرت کننده حواس این گونه نیست. بعضی وقت ها کاملاً قابل قبول است که به همکار خود بگویید «من در حال حاضر در وسط کاری هستم، ولی آیا می توانم در حدود ۱۰ دقیقه دیگر با شما در موردش صحبت کنم؟» انجام این کار باعث می شود که حواس شما پرت نشود و همچنین به شما کنترل کامل در مورد روز کاری تان می دهد.

چگونه تکنیک پومودورو را شروع کنیم

تکنیک مدیریت زمان پومودورو چیست

از آنجایی که تایمر تنها ابزار ضروری پومودورو است، می توانید از هر گوشی دارای اپ تایمر، ساعت دارای شمارش معکوس یا حتی ساعت شنی قدیمی استفاده کنید. سیریلو خودش تایمر دستی را ترجیح می داد. با این حال، ما چند تا از اپ های پومودورو را معرفی می کنیم که ویژگی های بیشتری نسبت به تایمرهای ساده دارند:

Marinara Timer (وب) یک اپلیکیشن وب است که می توانید آن را در تب پین شده ای در مرورگر خود نگه دارید. می توانید زنگ هشدارهای تایمر خود را انتخاب کنید تا بدانید که چه زمانی باید توقف کنید، یا اینکه بازه های کاری و زمان های استراحت را تنظیم مجدد کنید تا مناسب شما باشد. این برنامه بسیار انعطاف پذیر است، و لازم نیست که چیزی نصب کنید.

Tomighty (ویندوز / مک / لینوکس) تایمر دسکتاپ پومودرو مخصوص چند پلتفرم است که می توانید بعد از استفاده آن را کنار بگذارید، قواعد سنتی پومودورو را دنبال کنید، یا اینکه برای شخصی سازی بازه های کار و استراحت خود استفاده کنید.

Pomodorable (سیستم عامل OS X) یک اپ ترکیبی تایمر پومودورو و to-do لیست است. این اپلیکیشن در هنگام تکمیل کار شما علائم بصری بیشتری ارائه می دهد، و با اپلیکیشن ریمایندرهای سیستم عامل مک به خوبی ادغام می شود. به علاوه، می توانید تخمین بزنید که به چند پومودورو برای کامل کردن یک وظیفه نیاز دارید، و بعد پیشرفت خود را ارزیابی کنید.

Simple Pomodoro (اندروید) تایمر متن باز و رایگانی است که ظاهری مینیمال دارد. روی آن ضربه بزنید تا تایمر شروع به کار کند، و زمانی که آلارم گوشی به صدا در می آید از توقف استراحت خود استفاده کنید. نمی توانید تغییرات زیادی روی بازه های کار و استراحت ایجاد کنید، ولی نوتیفیکیشن دریافت خواهید کرد که چه زمانی به استراحت بپردازید و چه زمانی به سر کار برگردید، و همچنین می توانید روز کاری خود را بررسی کنید که چند پومودورو در طول روز استفاده کردید. حتی با Google Tasks نیز قابل ادغام است.

Focus Timer (آی او اس) که قبلاً PomodoroPro نام داشت، تایمری با ویژگی های زیاد برای آیفون و آیپد است. می توانید مدت زمان کار و استراحت خود را تنظیم کنید، سابقه کاریتان را بازبینی کنید تا ببینید که تمرکزتان چقدر در حال بهبود است، به آسانی ببینید که چقدر زمان از جلسه کاریتان باقی مانده، و این اپ حتی از سیستم رتبه بندی ستاره ای نیز برخوردار است تا شما را با انگیزه نگه دارد. حتی می توانید صداها را نیز شخصی سازی کنید، و صدای تیک تاک ساعت را بعد از قفل کردن گوشی تان بشنوید تا روی وظیفه خود متمرکز باقی بمانید.

این ها فقط چند تا از ابزارهای مفیدی است که معرفی کردیم. می توانید ابزارهای دیگری را هم امتحان کنید، ولی فراموش نکنید که تمرکز تکنیک پومودورو روی کار است، نه روی تایمری که استفاده می کنید.

معمولاً توسعه دهندگان، طراحان و دیگر افرادی که نیاز به انجام کارهای خلاقانه دارند از تکنیک پومودورو استفاده می کنند. در واقع، کسانی که چیزی خلق می کنند که باید توسط دیگران مورد بازبینی قرار بگیرد. این بدان معنی است که هر کسی، از نویسندگانی که کتاب بعدی خود را می نویسند گرفته تا مهندسان نرم افزار که روی ساخت بازی ویدئویی بعدی خود کار می کنند، همگی می توانند از جلسات کاری و استراحت های زمانبندی شده که پومودورو ارائه می دهد، استفاده کنند. همچنین، این تکنیک برای کسانی که اهداف یا کارهای سفت و سخت ندارند نیز مفید است.

در پایان، فراموش نکنید که پومودوو سیستمی برای بهره وری است. اگر در وسط انجام کار هستید و تایمر شما به صدا در می آید، هیچ ایرادی ندارد که تایمر را متوقف کنید، کاری که در حال انجام هستید را به پایان برسانید و بعد به استراحت بپردازید. هدف این است که شما روی کارتان متمرکز شوید، و در عین حال به یادتان بیاورد که به استراحت هم بپردازید. همچنین، به یاد داشته باشید که پومودورو تنها یک روش است، و ممکن است برای شما جواب بدهد یا ندهد.

این تکنیک انعطاف پذیر است، ولی اگر با سبک کاری شما جور در نمی آید سعی نکنید حتماً خودتان را با آن وفق دهید. بهره وری همه چیز نیست، بلکه وسیله ای برای رسیدن به هدف، و راهی برای سپری کردن زمان کمتر روی کاری است که مجبورید انجام دهید تا بتوانید برای کارهایی که می خواهید انجام دهید هم وقت پیدا کنید. اگر این روش برایتان جواب می دهد، از آن استفاده کنید. در غیر این صورت، فراموشش کنید.


مدیریت زمان در عصر تکنولوژی زده!


مجله پنجره خلاقیت – لیث کریمی پور: در دوران کودکی، والدین و بزرگ ترها همیشه برای مثال چیزی که دو کاربرد مثبت و منفی داشت، از لفظ چاقو استفاده می کردند و این ابزار مهم را مثال می زدند و می گفتند: «از چاقو، هم برای پوست کندن میوه استفاده می شود و هم برای ایجاد زخم» که اولی، مفید و مثبت است و دومی، آسیب رسان و مشکل ساز. پس باید بدانید که چگونه از آن استفاده می کنید و در واقع هر وسیله ای را در راه درستش به کار ببرید.

مدیریت زمان در عصر تکنولوژی زده!

امروزه تکنولوژی حکم همان چاقو را دارد که اگر به درستی از آن استفاده کنید، برای شما فرصت های بزرگی ایجاد می کند و باعث کسب درآمد و ذخیره زمان می شود و در مقابل، اگر به طور نادرست استفاده شود، باعث حواس پرتی و از دست دادن فرصت های طلایی و زمان با ارزش شما خواهد شد.

آیا دقت کرده اید که چه تعداد برنامه و اپلیکیشن در دسترس مردم دنیاست و همه آنها برای سرعت بخشیدن به کارها هستند؛ ولی با همه اینها چرا اکثر مردم با کمبود زمان مواجهند. امروزه همه مردم سریع تر از هر زمانی در حال حرکت و انجام کار هستند و دانش آنها در مورد تکنولوژی و مدیریت زمان خیلی بیشتر شده و با وجود این همه برنامه های یادآوری و چک لیست، باز هم می گویند: «وقت نداریم.» مشکل از کجاست؟

در گذشته هر کاری در زمان خاصی انجام می شد. مثلا برای مکالمه تلفنی باید به جای خاصی از منزل یا محل کار می رفتیم تا می توانستیم از تلفن استفاده کنیم یا برای پرداخت قبض ها یا حواله های بانکی حتما باید به بانک مراجعه می کردیم و در ساعت خاصی کارها را انجام می دادیم ولی امروزه تمام این موارد در تلفن هوشمند و در دستان ما قرار دارند و هر جا و هر زمان می توانیم هر کاری را انجام دهیم. و این یعنی نداشتن زمانی خاص برای هر کار. در حقیقت، این قابلیت باعث اتلاف وقت و ایجاد اختلال در مدیریت زندگی و زمان شده است.

به این مشکل دلیل دیگری را هم اضافه کنید و آن این است که چون همه کارها در یک دستگاه کوچک و قابل حمل صورت می پذیرند، بین تمام کارها، زمان بندی و رعایت تقدم صورت نمی گیرد و باز هم مشکل دیگر این که استفاده از شبکه های اجتماعی و کانال های خبری نیز در همین دستگاه کوچک و قابل حمل استفاده می شوند و با توجه به شبکه های اجتماعی و کانال ها و گروه های زیادی که هر روزه هم به آنها اضافه می شوند، متاسفانه این دستگاه تبدیل به هیولایی برای از بین بردن زمان و تلف کننده وقت با ارزش شده است. حال آن که همین تکنولوژی و برنامه ها به همان اندازه که معایب زیادی دارند، مزایای زیادی هم برای شما به همراه دارند.

مدیریت زمان در عصر تکنولوژی زده!

راه حل

ابتدا تکنولوژی را تفکیک کنیم تا حل این مشکلات هم آسان تر شوند.

۱٫ مکالمات تلفنی

برای مکالمات خود محدودیت قرار دهید. قبل از هر تماس، حتما وسایل مورد نیاز مانند کاغذ و خودکار برای یادداشت موارد مهم داشته باشید تا مجبور نشوید برای یادآوری مجدد تماس دیگری برقرار کنید. مدت زمان مکالمه را نیز کنترل کنید و نگذارید مکالمات طولانی شوند.

۲٫ پیام ها

گاهی ارسال پیام کوتاه و سریع می تواند جایگزین مکالمه ای طولانی باشد. در ضمن تلفن های هوشمند قابلیت استفاده از کلمات پیش فرض را در اختیار شما قرار می دهند و این کار در افزایش سرعت نوشتن و ارسال مطالب، کمک بسیاری می کند تا هنگام نوشتن و ارسال، نیازی به تایپ مجدد نداشته باشید.

۳٫ شبکه های اجتماعی

متاسفانه امروزه شبکه های اجتماعی، بیشتر جنبه سرگرمی پیدا کرده اند و کمتر کسی پیدا می شود که از آنها برای کسب درآمد و افزایش بهره وری شخصی استفاده کند. در کانال های تلگرام و اینستاگرام بخش قابل توجهی از کاربران، بیشتر به فکر تبلیغات و ارسال پیام هایی هستند که فایده ای برای شما ندارد.

مثلا چه نیازی است که از تورهای کل نقاط ایران و جهان باخبر شوید، در حالی که شما قصد سفر ندارید. پس هر زمان نیاز به هر چیزی داشتید به راحتی می توانید با جستجوی ساده، مطالب مورد نیاز را دریافت و استفاده کنید و دیگر نیازی به دریافت اطلاعات غیر مفید روزانه نیست.

۴٫ ایمیل

یکی از برنامه هایی که همواره در دسترس همه قرار دارد، ایمیل است و شما مدام با دریافت هر ایمیل به صندوق پست الکترونیک خود مراجعه می کنید. این کار را احتمالا بیش از بیست بار در روز انجام می دهید. پیشنهاد من این است که ایمیل خود را فقط دو بار در روز چک کنید و برای هر ایمیل، مدت زمان مشخصی قرار دهید. ایمیل را باز کنید، عملیات لازم را انجام دهید و آن را پاسخ دهید و بعد، پاک یا بایگانی کنید. هرگز یک ایمیل را نیمه کاره رها نکنید تا از دوباره کاری جلوگیری شود. مثل شبکه های اجتماعی، ایمیل های تبلیغاتی را از صندوق خود خارج کنید؛ چون واقعا نیازی به دریافت هر روزه آنها ندارید.

۵٫ اپلیکیشن ها

برنامه های مفید را شناسایی کنید و آنها را در جهت بهبود زندگی و سرعت بخشیدن به آن استفاده کنید. مثلا استفاده از Google map جهت یافتن راه و مسیری که ترافیک کمتری داشته باشد و شما را سریع تر به مقصد برساند یا اپلیکیشن Quality Time که اطلاعات دقیقی از تعداد دفعاتی که تلفن همراه را باز کرده اید و برنامه هایی که استفاده شده و مدت زمانی را که برای هر کدام گذاشته اید، به شما نشان می دهد. با این برنامه می توانید زمان استفاده از برنامه های دیگر را مدیریت و کنترل کنید.

جان کلام این که از تکنولوژی به عنوان ابزاری برای کمک به خودتان و سرعت بخشیدن به کارها استفاده کنید. این ابزار و امکانات نیروهای یاری دهنده هستند، پس آنها را به ابزاری برای تلف کردن وقت تان تبدیل نکنید.


چگونه با هدف کارآمدی بیشتر، کارمندان را مدیریت کنید؟


برترین ها – ترجمه از هدی بانکی: روش‌های مدیریتی متفاوت بسیاری زیادی وجود دارد، اما همه‌ی آنها یکجور خلق نشده‌اند. بسیاری از مدیران رویکردی سخت و خشن نسبت به کارمندان خود در پیش می‌گیرند که بر مبنای سیستمی انعطاف ناپذیر از قوانین و مجازات‌های شدید شکل گرفته است.

این روش‌های مدیریتی، معمولا انگیزه‌ای برای خلاقیت ایجاد نمی‌کنند.طبق مطالعات علمی، رضایت شغلی و ابتکار و کارآمدی با این نوع شیوه‌ی مدیریتی، افت خواهد کرد. یک لحظه تصور کنید؛ آیا دوست دارید نسبت به مدیری که مانند یک هیولا رفتار می‌کند واکنش خوبی نشان دهید؟ مطمئنا خیر!

کارمندان شاد و راضی، موفق‌تر عمل می‌کنند اما کارمندان نگران و ناراضی فقط  در این حد کار می‌کنند که عقب نیفتند. پژوهش‌های علمی نشان داده که مغز، تحت تاثیر شرایط روحی و ذهنی مثبت، موثرتر کار می‌کند.

وقتی کارمندان با احساسات مثبت تغذیه می‌شوند، خلاق‌تر و هشیارترند. رمز کارآمدی کارمندان در شیوه‌ی مدیریتی نهفته است زیرا مدیران و رهبران همان کسانی هستند که کیفیت فضای کار را تعیین می‌کنند. مطلب زیر را بخوانید تا بدانید چگونه با هدف کارآمدی بیشتر، کارمندان خود را بهتر مدیریت کنید.

 

 کارمندان خود را موثرتر مدیریت کنید

۱. همانقدر که حرف می‌زنید گوش بدهید

وقتی به کارمندان خود گوش می‌دهید، احترام خود را نسبت به افکار و هیجانات آنها نشان دهید و جوری رفتار کنید که بدانند برای شما ارزش دارند و در شرکت‌تان مهم هستند. این کار باعث می‌شود خود را بیشتر در اهداف سازمانی‌تان درگیر کنند.

اگر کارمندان خود را زیر فشار دستورالعمل‌های جورواجور بگذارید و هرگز به آنها اجازه‌ی حرف زدن ندهید، به آنها نشان می‌دهید که باور دارید ارزشی برای شما ندارند، بنابراین خود را کنار می‌کشند. برای اینکه مهارت «شنیدن» را در خود تقویت کنید باید آن را ترجیح دهید. بهتر است تکنیک‌های «گوش دادن فعال» را یاد بگیرید و کارمندان خود را از پیش قضاوت نکنید.

۲٫ کارمندان‌تان را نپایید


هر چند لازم است بر کارمندان خود نظارت داشته باشید، اما نباید مدام دور و برشان باشید و همه چیز را کنترل کنید. این کار شما این پیام را می‌رساند که به آنها اطمینان ندارید. ضمنا وقتی مدیر مدام کارمندان را تحت کنترل می‌گیرد، آنها دچار اضطراب خواهند شد. این نوع رفتار مدیریتی، کارآمدی را نابود کرده و سطح رضایت شغلی کارمندان را پایین می‌آورد.

۳. به کارمندان اجازه دهید سلیقه‌های فردی خود را بروز دهند


اجازه دهید کارمندان دفتر کار خود را طبق میل خودشان و البته با توجه به سیاست‌های سازمان دکور کنند. آنها هر چه بیشتر در فضای کارشان احساس راحتی و رضایت کنند، شادتر و کارآمدتر خواهند بود. اگر کارمندانی دارید که دور و بر خود را شلوغ می‌کنند سعی کنید عصبانی نشوید، زیرا مطالعات علمی نشان داده افرادی که ذاتا کمی شلوغ و بی‌نظم هستند، اگر اینگونه احساس راحتی بکنند، خلاق‌ترند! از جهتی دیگر، اگر کسی مدام در حال مرتب کردن و جمع و جور کردن باشد، بیشتر وقت خود را صرف این کار خواهد کرد، نه وظایف خود!

۴. دورکاری(Telecommuting)  را بپذیرید


دورکاری برای هر شغل و سمتی کاربرد ندارد اما اگر امکانش هست، این انتخاب را برای کارمندان‌تان بگذارید. با این کار به آنها نشان می‌دهید که مورد اعتماد شما هستند. ضمنا با دورکاری می‌توانند گاهی از یکنواختی روتین‌های روزمره فاصله بگیرند. مطالعات نشان داده اگر اجازه دهید کارمندان در جایی که راحت‌تر هستند کار کنند، کارآمدتر خواهند بود.

۵. پاداش و مزایا بدهید


وقتی به کارمندان خود پاداشی می‌دهید یا امتیازی برای‌شان در نظر می‌گیرید، در واقع از آنها رضایت شغلی می‌خرید. پاداش می‌تواند به صورت مرخصی، کارت عضویت در باشگاه ورزشی، تکنولوژی‌ها جدیدتر جهت راحت‌تر بودن، کارت هدیه و … باشد.

نتیجه‌اش را خواهید دید


زمان و ریسک‌هایی که صرف شادی و رضایت کارمندان خود می‌کنید، سرمایه گزاری‌های بلند مدتی هستند که ارزشش را دارند. کارمندان راضی‌تر یعنی کارآمدی بیشتر.


۷ تکنیک ذهنی برای مدیریت زمان


وب سایت سخت افزار – سیمین نوربخش: مدیریت زمان تقریباً یکی از دغدغه های همه انسان ها به حساب می آید. همیشه یک موضوع برای حواس پرتی وجود دارد که می تواتد ساعت ها و حتی روزها شما را مشغول به خود نگه دارد و وقت شما را تلف کند. گاهی این سرگرمی ها نه مفید هستند و نه واقعاً لذت بخش، فقط و فقط هدر دادن زمان می باشند که احتمالاً پس از آنها باید با عذاب وجدانی هم که به سراغتان می آید، کنار بیایید. اگر واقعاً تصمیم دارید که زمان خود را به بهترین شکل مدیریت کنید، در ادامه این مطلب به شما ۷ تکنیک مفید برای مدیریت زمان را آموزش خواهیم داد. پس با ماه همراه باشید.

 

 

7 تکنیک ذهنی برای مدیریت زمان
۱٫ اهداف روزانه خود را تجسم کنید

هنگامی که هر روز صبح بیدار می شوید، تصمیم بگیرید که در ادامه روز چه کارهایی می خواهید انجام دهید. امروز چه وظایفی دارید؟ چه تفریحی برای خودتان در نظر گرفته اید؟ (اهداف روزانه لزوماً نباید مرتبط با کار شما باشد، شاید هدف شخصی این باشد که مدتی از زمان امروز را با خانواده خودش سپری کند.) پس از آن تجسم کنید که تمام اهداف روزانه خود را انجام داده اید، در آن لحظه چه حسی خواهید داشت؟ این احساس رضایت از تجسم تکمیل وظایف، شما را به سمت انجام آنها هدایت خواهد کرد.

۲٫ کارهای خود را پشت گوش نندازید

به عنوان یک انسان، متاسفانه ما علاقه داریم که به جای انجام واقعی کارها، وقتمان را صرف فکر کردن و نگرانی در خصوص انجام ندادن آن کار کنیم. زمانی که وظایفمان را پشت گوش میندازیم، همیشه در گوشه ای از مغزمان به آنها فکر می کنیم. سخت می شود از اوقات فراغت لذت ببریم و به صورت ناخودآگاه به کارهای انجام نشده فکر می کنیم. برای جلوگیری از هدر رفتن انرژی و درگیری های نگران کننده ذهنی در خصوص کارهای انجام نشده، همیشه وظایف خودتان را کامل انجام دهید.

۳٫ ضرب الاجل تعیین کنید

چیزهای کمی هستند که بیشتر از ضرب الاجل (Deadline) برای انسان ایجاد انگیزه می کنند. برخی از وظایفی که به عهده شما گذاشته می شوند ددلاینی دارند و برخی دیگر نه. به نفع خودتان است که برای همه وظایفتان ددلاین تعیین کنید. تعیین خط قرمز می تواند مانع به تعویق افتادن کارها شود و حتی زمانی که هیچ چشم اندازی به تکمیل کار ندارید، به شما انگیزه میدهد. این خیلی مهم است که زمانی که برای کارتان ددلاینی مشخص کردید، به آن متعهد باشید. اگر از کنار خط قرمز وظایفتان بی اهمیت بگذرید، در آینده تلاش کمتری برای مدیریت زمان خود خواهید کرد.

۴٫ یک لیست کاری درست کنید

یکی از بهترین ابزارها برای مدیریت زمان، درست کردن لیست است. گاهی اوقات نوشتن کارهایی که باید انجام شود بر روی کاغذ، حس انجام پذیری به آنها میدهد. نوشتن وظایف به شما نشان میدهد که چه کارهایی باید انجام دهید، چه کارهایی انجام داده اید و در کجای مسیر قرار گرفته اید. برای آنکه حس بهتری در تهیه لیست داشته باشید، بعد از مشخص شدن وظایف، برای انجام هر کدام یک پاداش در نظر بگیرید.

۵٫ از چند مسوولیتی بودن دست بردارید

بسیاری از افراد حس می کنند که در مالتی تسکینگ (multitasking) یا همان چندکاره بودن بسیار خوب عمل می کنند، اما در واقع تنها درصد بسیار کوچکی از مردم، از این توانایی برخوردارند. مطالعات نشان داده است که ما زمانی که در انجام یک کار تمرکز می کنیم، بسیار کارآمدتر از زمان هایی هستیم که همزمان در چند کار مشغولیم. با یادگیری اینکه چگونه اولویت بندی کنید، شما می تواند وظایف خود را بهتر انجام دهید. در واقع ما نه تنها زمانی که چندکار را همزمان انجام میدهید، ناکارآمدتر عمل میکنیم، بلکه شانس موفقیت خودمان را در انجام ظایف جداگانه نیز می سوزانیم. چرا که در هنگام چندکاره بودن، وظایف سخت تر به نظر میاید و استرس کاری بالاتر میرود. به جای اینکه تلاش کنید همه کارها را با هم در یک زمان انجام دهید، بر طبق اولویت وظایفتان را بر روی یک لیست نوشته و آنها را به ترتیب انجام دهید. به یاد داشته باشید که تمام تمرکز خودتان را بر روی یک کار بگذارید و قبل از اتمام آن کار دیگری را آغاز نکنید.

۶٫ به خودتان جایزه دهید

زمانیکه کاری را با موفقیت به پایان میرسانید، به خودتان پاداش دهید. این به آن معنی نیست که برای انجام هرکاری، هر دفعه یک جشن بزرگ بگیرید. برای خیلی از آدما تموم کردن یک وظیفه، جایزه ساده ای مانند بیرون رفتن، تنفس هوای تازه، یک بستنی یا بازی مورد علاقه خواهد داشت. فقط مطمئن باشید که جایزه ای که به خودتان میدهد زیاد از حد نباشد و سلامتی شما را به خطر نیندازد. مثلاً یک جعبه نان خامه ای برای پاس کردن یک درس اختیاری، خیلی ایده خوبی به نظر نمیاید و در واقع پاداش های کوچک می تواند تأثیرات بزرگتری داشته باشد.

۷٫ زمانی را برای استراحت در نظر بگیرید

اگر شما هم مانند ما، مهم نیست که چقدر کار می کنید، همیشه کارهایی برای انجام دادن دارید، باید فکری به حال خودتان بکنید. غرق شدن در کار و انجام مسوولیت ها، بدون هیچ استراحت و وقفه ای شما را به نقطه ای خواهد رساند که مسوولیت های خود را سخت تر و در مدت زمان طولانی تری به پایان خواهید رساند. از آن نقطه به بعد مهم نیست که شما چقدر تلاش می کنید، کیفیت کار شما هرگز مانند قبل نخواهد شد و هرگز نمی توانید در مدت زمانی مانند گذشته کارهایتان را به سرانجام برسانید. بدترین جنبه این کار اینست که این موضوع برای سلامتی شما هم ضرر دارد. مهم است که بدانیم چه زمانی باید یک گام به عقب برداریم و استراحت کنیم.

با انجام تکنیک های ذهنی بالای، برای بهبود مدیریت زمان می توانید سریعتر و راحت تر از آنچه که تصور میکنید، وظایف خود را انجام دهید.


۱۰ مهارت مدیریت کسب و کار برای داشتن حداکثر کارایی


وب سایت دونفره – بهناز سرفراز: رهبران کسب و کار میزان بهره وری رو با کیفیت و کمیت میزان خروجی کارشون اندازه گیری می کنند. به نظر می رسه مدیران نقش مهمی در یک کسب و کار دارند. اونها تصمیم می گیرند، اقدامات رو عملی می کنند و در نهایت اون ها رو تحت کنترل قرار می دند..

 

مهارت های حرفه ایی و نقش مدیران مهم و کاربردی هستند و نه تنها افرادی که توی کسب کار هستند می تونند ازش استفاده کنند بلکه افراد معمولی هم می تونند از اون ها الگو برداری کنند و در زندگی شون به کار ببرند.

 

ده مهارت مدیریت کسب و کار برای داشتن حداکثر کارایی 
اولویت بندی وظایف

یادداشت کردن و تنظیم کارهای روزانه می تونه یکی از روش های موثر برای رسیدن به کارایی بهتر باشه. روی کارهایی که مهم هستند تمرکز کنید، می تونید با پرسیدن این سوال از خودتون که: کدوم کار لازمه اول انجام بشه؟ و یا سنجیدن ارزش کارهایی که باید انجام بدید، اون ها رو مشخص کنید. بسیار ضروریه که کارهایی که باید اول انجام بشند رو تشخیص بدید تا کار درست در زمان درست انجام بشه.

زمان رو به درستی مدیریت کنید

در اسرع وقت شروع کنید. “کارهاتون رو به جای اینکه به زمان دیگه محول کنید همین الان انجامش بدید.” این جمله رو میشه جزو رازهای افرادی که در کسب و کار هستند قرار داد، اون ها به کمک این اصل می تونند به بسیاری از کارهاشون برسند. برنامه ریزی و یادداشت به اون ها کمک می کنه تا فعالیت ها و میزان پیشرفت شون رو در طول روز دنبال کنند. و با استراحت کوتاه به خودشون پاداش میدند، به اندازه کافی کوتاه هست تا از اتلاف وقتشون جلوگیری بشه اما به اندازه کافی هم وقت دارند تا ذهنشون رو برای کار جدید آماده کنند.

بدونید چه زمانی باید “بله” و چه زمانی باید “نه” بگید

“من می دونم چی می خوام، و با گفتن “نه” زمانی که تمایل به کار یا چیزی ندارم و گفتن “بله” زمانی که واقعا منظورم “بله” ست، خودم رو تقویت می کنم.”

اون چیزی که باعث می شه مردم به جای گفتن “نه” بگند “بله” (وقتی که جواب واقعی شون نه هست)، ترس از دادن فرصت هاست. در برخی موارد هم افرادی وجود دارند که نمی خوان به دیگران بی ادبی کنند و اون ها رو برنجونن، بنابراین مسئولیت اون ها رو می پذیرند. اما همه چیز به خودتون بستگی داره. بیاید بیشتر راجبش فکر کنیم، هر کسی خواسته ها و اولویت هایی برای خودش در زندگی داره. هیچ اشتباهی در گفتن “نه” به چیزهایی که نمی خواید و علاقه ایی به انجام اون ها ندارید، وجود نداره، البته تا زمانی که گفتن اون آسیبی به دیگران نزنه.

در کسب و کار اهدافتون رو مشخص کنید

مدیران تصویر واضحی از اهدافی که در پایان روز، هفته، ماه و یا آخر سال می خوان بهش برسند رو دارند. این کار به اون ها کمک می کنه تا روی علایق مهم شون تمرکز کنند. همچنین دارای تفکر “خودباوری و ایمان به خود” هستند، که به شما میگه؛ “تو می تونی از پس این کار بربیای”. استراتژی های کارآمد و به موقع می تونه منجر به دستیابی موفقیت آمیز اهداف بشه. توقع نداشته باشید همه چیز خود به خود درست بشه، با منتظر نشستن هیچ اتفاقی نمی افته، بنابراین مهمترین قدم اینه که شما دست به کار بشید.

به یادگیری و پیدا کردن راه جدید ادامه بدید

دانش در همه جا یافت می شه. این چیزی نیست که مردم تنها در مدرسه ها بهش برسند، بلکه از طریق تجربیات شخصی شون هم می تونند بدست بیارند. کارآفرینان کسب و کار به دنبال سرگرمی هایی هستند که یادگیری اون ها رو هر روزه تقویت می کنه. اون ها کشف می کنند و راه های جدیدی که به رشد ذهنی، جسمی و احساسی اون ها کمک می کنه رو بدست میارند.

 

 ده مهارت مدیریت کسب و کار برای داشتن حداکثر کارایی
منابع رو بطور موثر تخصیص بدید

در اصطلاحات کسب و کار، تخصیص منابه به معنای واگذاری مناسب و مدیریت منابع کمیاب به منظور حمایت موثر از اهداف سازمان است. مدیران می دونند که چطور زمان (برای انجام وظایف قبل از مهلت مقرر) و قدرت (برای ایجاد و انجام دادن کارهای موثر در هر روز) خود رو به حداکثر برسونند. اون ها یاد گرفتند به اونچه که امروز دارند ارزش ببخشند و اقدامات عاقلانه ایی انجام بدند، زیرا چیزهایی که در اختیار داریم برای همیشه نخواهند بود.

برای داشتن بازدهی خوب از ابزار مناسب استفاده کنید

ابزار های بهره وری می تونند در موقع انجام کارها سطح بهره وری رو افزایش بدند و کارایی رو به حداکثر برسونند. تلفن های همراه، هر چند بصورت عینی قابل مشاهده نیست، اما بدیهیه که در هنگام کارهای گروهی ضروریه، برای مثال؛ در پروژه های گروهی می تونه شکاف های ارتباطی با اعضای گروه رو برطرف کنه. با افزایش تکنولوژی، برنامه های بهره وری در دستگاه های تلفن همراه بسیار مفید و قدرتمند هستند و به افراد کمک می کنند تا برنامه های روزانه شون رو پیگیری کنند و سطح یهره وری خود رو افزایش بدند.

در زمان حال زندگی کنید

“دقیق تر کار کنید، نه سخت تر.”

افراد کارآفرین معمولا در مورد چیزهایی که هنوز بهش نرسیدند، صحبت می کنند و براشون تلاش می کنند. اما در عین حال همیشه برای داشته هاشون هم قدر دانند و روی اون ها تمرکز می کنن. اون ها از نگران بودن در مورد مسائلی که مربوط به آینده ست و می تونه کل روزشون رو خراب کنه، دوری می کنند.

با اتفاقات غیرمنتظره مقابله کنید

حوادث غیر منتظره می تونه در هر کجا، در هر زمان و برای هر کسی اتفاق بیفته. مدیران برای بدترین شرایط آماده هستند، اون ها یاد می گیرند همه چیز رو به ذهن شون بسپرند تا پاسخ و واکنش سریع و معنی داری ارائه بدند.

 

 ده مهارت مدیریت کسب و کار برای داشتن حداکثر کارایی
سازماندهی کنید

سازماندهی رو از خودتون شروع کنید قبل از اینکه دیگران بتونند اون رو ببینند. افراد سازمان یافته می دونند که چگونه همه چیز رو در جای مناسب خود نگه دارند. اون ها عاشق تهیه لیست برای اطلاعاتشون هستند. اطلاعاتشون رو طبقه بندی می کنند بنابراین هر چیزی در جای مناسب خودش قرار می گیره.


۲۰ توصیه مهم برای مدیریت زمان


برترین ها – احسان درخشنده: بسیاری از ما از کمبود زمان برای انجام کارهای روزانه می‌نالیم؛ بسیاری از ما کارها و وظایف مُحَولّه را به صورت ناقص و ناتمام انجام می‌دهیم؛ بسیاری از ما با ضرب‌الاَجل‌ها و مهلت‌های مقرر برای اتمام کارها مشکل داریم؛ بسیاری از ما از زمان به نحوِ اَحسَن بهره‌مند نمی‌گردیم؛ اما چاره‌ی کار چیست؟ شک نکنید که «مدیریت زمان»‌ می‌تواند حلّال بسیاری از این مشکلات باشد.

 

در این بخش، ویدئویی شامل ۲۰ توصیه به شما عزیزان ارائه گشته است که با بهره‌گیری از آن‌ها می‌توانید زمانِ خود را بهتر مدیریت کنید.

 

امیدواریم ویدئوی زیر بتواند شما را در حل برخی از مشکلات ناشی از کمبودِ زمان یاری دهد. فراموش نکنید که «وقت طلاست».

  در صورت پخش نشدن ویدئو بر روی تصویر زیر کلیک کنید.  

فیلم: توصیه هایی پیرامون مدیریت زمان